Styrene kan velge mellom fysiske eller digitale generalforsamlinger

Styret beslutter gjennomføringsform

Det er styret i boligsameiet eller borettslaget som beslutter hvordan årsmøtet / generalforsamlingen gjennomføres. Før Covid-19 var det et lovkrav at møtene skulle avholdes fysisk. Etter erfaringer med gjennomføring av digitale møte under perioden med Covid-19 er reglene endret slik at det er opp til at styrene å velge om de vil avholde møtet som en digital seanse eller som det mer tradisjonelle fysiske møte.

Bakgrunnen for endringen er selvsagt erfaringene etter Covid-19, hvor man ved å avholde møtene digitalt i de fleste tilfeller opplevde større deltagelse, noe som er positivt med tanke på å styrke beboerdemokratiet. Lovendringen bygger på en forutsetning om at nye teknologiske muligheter kan forenkle beslutningsprosessene i boligselskapene. Fra lovgivers side har det også vært forutsatt at de styrende organers kommunikasjon med andels- og seksjonseierne kan forenkles. 

Ikke helt fritt

Hensynet til beboerdemokratiet tilsier at styret ikke bør ha absolutt bestemmelsesrett når det gjelder hvordan generalforsamlingen eller årsmøtet skal gjennomføres.  Derfor er det inntatt en regel om at minst to andelseiere, eller seksjonseiere, som til sammen har minst ti prosent av stemmene, kan kreve at det gjennomføres fysisk møte i borettslag og eierseksjonssameier. Dette tilsvarer terskelen for å kreve ekstraordinær generalforsamling/årsmøte.

Styret må derfor sette en rimelig frist for når et krav om fysisk møte senest kan fremsettes. Fristen må være så lang at andels- og seksjonseierne får rimelig tid til å vurdere møteform, og eventuelt kreve fysisk møte etter at det er kjent hvilke saker som skal behandles.

Ett råd til styrene er å be om at saker som andels- og seksjonseierne ønsker behandlet inngis i god tid før innkallingen skal sendes ut, slik at man også får tid til å sende varsel med frist for krav om fysisk møte.

Valg av møteform

Styret må avveie flere forhold når det skal velge møteform. Forarbeidene til bestemmelsen trekker frem sakens kompleksitet som det viktigste momentet. Et annet moment vil være mangel på nødvendige digitale hjelpemidler eller digital kompetanse blant beboerne. Dersom styret har fått signaler om at beboere ikke vil delta med mindre møtet gjennomføres med fysisk oppmøte bør styret være tilbakeholdne med å velge digitalt møte.

Styrene bør derfor i mindre grad benytte den digitale gjennomføringsformen der det skal besluttes saker av større viktighet, typisk saker som gjelder omdisponering av fellesarealer eller større vedlikeholdsarbeider med tilhørende store kostnader og behov for avklaring av finansieringen av disse.

Forsvarlig møtegjennomføring

Styret må sørge for en «forsvarlig møtegjennomføring». I dette ligger det blant annet at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamling og årsmøte er oppfylt. Hvorvidt styret i et konkret tilfelle oppfyller dette kravet, vil bero på skjønn. . Heldigvis tilbys det nå en rekke gode digitale løsninger med møteapplikasjoner som imøtekommer både lovkrav og har funksjonalitet som forenkler gjennomføringen. Slik skal det være mulig å både komme med presiseringer og fremme benkeforslag som i gode gamle dager også i de tilfeller der det benyttes andre digitale løsninger enn de tradisjonelle videomøteapplikasjonene.

Til syvende og sist er det styret står ansvarlig for en forsvarlig gjennomføring, og styret bør derfor protokollføre sin vurdering av møteform og valg av eventuell digital løsning.

Regler om inhabilitet

Når vi først vier årsmøtene oppmerksomhet, kan det være greit å minne om reglene om habilitet. Her er det erfaringsvis en del misforståelser rundt reglene om habilitet i boligsameier og borettslag, og særlig ved bruk av stemmeretten under årsmøter / generalforsamlinger. Vi ser at det ved vurderingen av habilitetsspørsmål ofte oppstilles krav som mangler lovforankring.

I 2018 ble eierseksjonsloven endret for å klargjøre i hvilke tilfeller man er inhabil til å stemme på årsmøtet. Oppsummert er det (kun) i disse tilfellene:

a) et søksmål mot en selv eller ens nærstående, 
b) ens eget eller ens nærståendes ansvar overfor sameiet (eksempelvis spørsmål om erstatningsansvar for vedlikeholdsmangler),
c) et søksmål mot andre eller andres ansvar overfor sameiet dersom egen interesse i saken er vesentlig og kan stride mot sameiets interesser (bare når egeninteressen som kan karakteriseres som vesentlig), eller
d) salgspålegg eller krav om utkastelse som er rettet mot en selv eller ens nærstående. 

I alle andre saker kan man altså stemme. Det er verdt å merke seg at det etter eierseksjonsloven er legitimt å fremme egne eierinteresser. En eier kan derfor med de unntakene som er nevnt foran også stemme over spørsmål om han selv er inhabil, og som eksempel stemme for sitt eget forslag om påbygging av egen enhet eller tilsvarende

For borettslag er det ikke gjort en tilsvarende presisering. Borettslagsloven § 7-10 (2) sier at:

«Ingen kan sjølv eller ved fullmektig eller som fullmektig røyste på generalforsamlinga om avtale med seg sjølv eller nærståande eller om ansvar for seg sjølv eller nærståande i høve til laget. Det same gjeld for røysting om pålegg om sal eller krav om fråviking etter §§ 5-22 og 5-23.»

I forarbeidene til eierseksjonsloven ble det antydet at en endring av borettslagslovens bestemmelse slik at avtalealternativet ikke ville utgjøre inhabilitet, men foreløpig har det ikke kommet noen slik lovendring. Dermed er det et visst skille mellom eierseksjonssameier og borettslag ved vurderingen av om man er inhabil.

Vi gjør for øvrig oppmerksom på at kravene til habilitet er mindre strenge i årsmøter / borettslag enn når en sak skal styrebehandles. Kravet er strengere for styremedlemmene ettersom de representerer eierne og deres felles interesser. Styremedlemmenes egne interesser må derfor ikke påvirke utfallet av en sak. Tilsvarende hensyn gjør seg ikke gjeldende i årsmøtet, der eier kun representerer seg selv og sine egne eierinteresser, noe som er helt legitimt.

Virkningen av inhabilitet

Virkningen av at en eller flere inhabile eiere har avgitt sin stemme på årsmøtet / generalforsamlingen, kan lede til at vedtaket blir ugyldig. Men dette forutsetter at den inhabile stemmen har vært avgjørende for sakens utfall.  

Lykke til med gjennomføringen – uansett om beboerdemokratiet utøves i skyen eller ansikt til ansikt.