Praktiske tips ved deltagelse i offentlige anbud

Vårt formål med denne artikkelen er å gi noen helt konkrete råd inn i arbeidet med å inngi tilbud på offentlige kontrakter. Og hvem vet; kanskje blir det din virksomhet som går av med seieren neste gang?


1. Les tilbudsdokumentene nøye og still spørsmål ved uklarheter

Før virksomheten starter arbeidet med å utarbeide tilbud er det viktig å lese nøye gjennom opplysningene i tilbudsdokumentene. Det er her oppdragsgiver beskriver hva som skal anskaffes, og med dette oppstiller grensene for anbudskonkurransen. God kjennskap til hva som står i disse dokumentene er derfor avgjørende for å kunne inngi et tilbud som imøtekommer oppdragsgivers behov.

Leverandører som ønsker å delta i offentlige anbud vil som regel være opptatt av å komme tidlig i gang med tilbudsutformingen. Dersom leverandørene ikke setter seg godt nok inn i tilbudsdokumentene fra starten av, vil det imidlertid være en fare for å misforstå hva oppdragsgiver faktisk etterspør. I verste fall risikerer man som leverandører å overse viktige presiseringer fra oppdragsgiver som kan være avgjørende for hvem som tildeles kontrakten.

En grundig gjennomlesning av tilbudsdokumentene vil også øke mulighetene for å oppdage eventuelle uklarheter som med fordel bør avklares med oppdragsgiver. Vår klare anbefaling er derfor at det settes av nok tid til å lese nøye gjennom tilbudsdokumentene før virksomheten starter å utarbeide tilbudet, og at det stilles spørsmål til oppdragsgiver om eventuelle uklarheter i god tid før tilbudsfristen utløper.

2. Dobbeltsjekk at virksomheten oppfyller de formelle kravene for deltakelse og eventuelle minstekrav

For å sikre at den som får kontrakten har de nødvendige forutsetningene for å oppfylle oppdragsgivers behov, stilles det som regel en rekke kvalifikasjonskrav til tilbyderne. Disse vil normalt rette seg mot tilbydernes faglige kompetanse eller økonomiske kapasitet, og har til formål å sikre at leverandørene har nødvendige kvalifikasjoner for å gjennomføre kontrakten. Oppfyllelse av kvalifikasjonskravene skal dokumenteres ved inngivelse av tilbudet. Det er derfor viktig at leverandørene passer på å levere all dokumentasjon som etterspørres for å unngå å bli avvist fra konkurransen.

Oppdragsgiver har også anledning til å oppstille minstekrav til innholdet i det som tilbys. Ved anskaffelser av hotell- og overnattingstjenester vil det eksempelvis kunne stilles krav om at tilbudte lokaler skal være av en viss størrelse eller oppfylle standarder om universell utforming. Oppfyllelse av slike krav gjennom tilfredsstillende dokumentasjon vil da være en nødvendig
forutsetning for å bli vurdert i tildelingsfasen.

3. La tildelingskriteriene være førende for tilbudet

Ved utarbeidelsen av tilbud er det viktig å huske på at oppdragsgiver er bundet av, og må forholde seg til de tildelingskriteriene som er nedfelt i konkurransegrunnlaget. Tildelingskriteriene bør derfor være førende for utarbeidelse av tilbudet, slik at tilbudet i størst mulig grad besvarer de forhold som oppdragsgiver har oppstilt som viktige ved valg av tilbyder.

Eksempelvis vil man som tilbyder ikke bli belønnet for å tilby bedre kvalitet dersom laveste pris er eneste tildelingskriterium. Vel så vanlig er det at oppdragsgiver fastsetter flere forskjellige tildelingskriterium, hvor tilbudsutvelgelsen skal skje på grunnlag av det beste forholdet mellom pris og kvalitet. Leverandører bør derfor merke seg hvilke kriterier som har størst vekt ved utvelgelsen, og la dette få betydning for hvordan tilbudet utarbeides.

4. Bruk et klart språk og unngå, så langt det lar seg gjøre å ta forbehold

For å forsikre deg om at oppdragsgiver forstår innholdet i tilbudet er det viktig å bruke et klart og tydelig språk. Dersom tilbudet inneholder uklarheter kan dette føre til misforståelser hos oppdragsgiver, og i verste fall til avvisning. Dette kan unngås ved grundig gjennomlesning og kvalitetssjekk av tilbudet før det oversendes oppdragsgiver.

Dersom det er forhold i konkurransegrunnlaget leverandøren ikke kan godta, vil det være en mulighet for å innta forbehold i tilbudet. Her bør tilbydere likevel trå varsomt, ettersom oppdragsgiver har en plikt til å avvise tilbud som inneholder vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene. Det bør derfor kun tas forbehold som er absolutt nødvendige – og før det tas forbehold bør eventuelle uklarheter i hva som etterspørres søkes avklart med oppdragsgiver.

5. Sørg for levering før tilbudsfristens utløp

Til slutt er det viktig at tilbudet leveres før tilbudsfristens utløp. Offentlige oppdragsgivere er forpliktet til å avvise tilbudet som leveres etter tilbudsfristens utløp. Ofte oppstiller konkurransegrunnlaget krav til at tilbudet skal leveres og signeres gjennom digitale konkurranse-gjennomføringsverktøy. Det er da viktig at virksomheten – i god tid før tilbudsfristen utløper – undersøker at den eller de som skal signere og levere tilbudet har de nødvendige tilganger slik at tilbudet kan leveres innen fristen.

Vi i Advokatfirmaet Ræder har lang erfaring med å rådgi tilbydere i anbudsprosesser og bistår gjerne med kvalitetssjekk før inngivelse av tilbud. Vår erfaring er at leverandører kan øke mulighetene for å vinne frem i offentlige anbudskonkurranser ved hjelp av enkle grep.