Åpenhetsloven trer i kraft - dette må du gjøre nå!

Den største og viktigste forpliktelsen i åpenhetsloven er plikten til å foreta såkalte aktsomhetsvurderinger. Dette innebærer at virksomhetene skal kartlegge og vurdere de negative konsekvensene for grunnleggende menneskerettigheter og arbeidsforhold som bedriften selv har forårsaket, eller bidratt mer indirekte til gjennom sine forretningspartnere og leverandørkjede.

Hvert år skal virksomheten publisere en offentlig redegjørelse på selskapets nettside som viser hvordan man har gått frem i denne prosessen, hvilke forhold man har avdekket og hvordan disse er håndtert. Første frist for offentliggjøring av en slik redegjørelse er 30. juni 2023.

Informasjonsforespørsler

Ved siden av plikten til å gjennomføre og dokumentere regelmessige aktsomhetsvurderinger, gir loven også enhver som ønsker det en rett til å få utlevert informasjon om hvordan virksomhetene håndterer eventuelle negative virkninger som avdekkes. Forespørselen kan enten be om en generell orientering om virksomhetens arbeid og systemer, eller knytte seg mer spesifikt til et bestemt produkt eller tjeneste. Vi antar at det typisk vil komme mange forespørsler om hvordan selskapet gjennomfører aktsomhetsvurderinger og hvordan man kontrollerer at arbeiderne i leverandørkjeden har anstendige lønns- og arbeidsvilkår.

Den som ber om informasjon, trenger ikke å vise til noen nærmere begrunnelse for å få informasjonen utlevert. Det eneste som kreves er at forespørselen fremsettes skriftlig. I praksis vil dette gi forbrukere, journalister og interesseorganisasjoner en uforbeholden rett til å få utlevert informasjon om hvordan selskapet jobber for å forebygge brudd på grunnleggende menneskerettigheter og for å fremme anstendige arbeidsforhold.

Loven åpner riktig nok for å kunne avslå slike forespørsler i visse tilfeller, blant annet dersom opplysningene som etterspørres er konkurransesensitive eller knytter seg til noens personlige forhold. Det klare utgangspunktet er imidlertid at innsyn skal gis, og lovgiver har sagt at unntaksadgangen skal praktiseres med varsomhet.

Kort tidsfrist

Etter at forespørselen er mottatt skal virksomheten forberede et skriftlig svar som oversendes «innen rimelig tid», og senest innen tre uker. Dersom mengden eller typen informasjon som etterspørres gjør det «uforholdsmessig byrdefullt» å svare innen treukersfristen, vil virksomheten kunne få så mye som to måneder på seg. Hovedregelen er imidlertid at forespørselen skal besvares i løpet av de tre første ukene.

Det er knyttet stor grad av usikkerhet til hvordan reglene om informasjonskrav vil slå ut når loven trer i kraft 1. juli. Virksomheter som omfattes av loven må imidlertid regne med å få informasjonsforespørsler allerede i sommer, og bør derfor starte arbeidet med å forberede virksomheten internt. En viktig del av dette arbeidet vil være å delegere ansvar slik at det er avklart hvem som skal ha til oppgave å håndtere forespørslene når de begynner å renne inn.

Kom i gang med nødvendige forberedelser

Vi i Ræder har god kjennskap til innholdet i loven og bistår gjerne med å forberede virksomheten deres på reglene som kommer. I første omgang vil dette innebære å utarbeide en strategi for håndtering av informasjonsforespørsler som man kan risikere å få allerede fra 1. juli.

For at virksomheten skal være rustet til å besvare forespørslene som kommer, er det imidlertid også en forutsetning at man har forberedt tilstrekkelig med dokumentasjon som kan sendes ut. Vår anbefaling er derfor at virksomheter som omfattes av loven, allerede nå starter arbeidet med å kartlegge egen virksomhet og leverandørkjede. Ta kontakt med oss så hjelper vi dere med å komme i gang.

Se også tidligere artikkel her