Avholdelse av generalforsamling og styremøter ved bruk av elektroniske hjelpemidler

Lovendringer har også trådt i kraft for lovgivning om ansvarlige selskaper, statsforetak, stiftelser, samvirkeforetak, finansforetak og finanskonsern, som skal gjøre det lettere å gjennomføre møter ved elektronisk deltakelse.

I denne artikkelen ser vi nærmere på hvilke konsekvenser lovendringene har for avholdelse av generalforsamling og styremøter i aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper. De nye reglene er i det vesentlige sammenfallende for aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper, og selskapsformene vil derfor behandles samlet.

Elektronisk deltakelse

Etter de nye bestemmelsene i asl./asal. § 1-5 a er «møte» definert som møte hvor de som deltar enten er fysisk til stede på møtet (fysisk møte) eller deltar ved bruk av elektroniske hjelpemidler.

For at digitale og fysiske møter skal likestilles etter loven, forutsettes det at møtet som avholdes er tidsavgrenset, samt at deltakerne deltar samtidig og har mulighet for umiddelbar dialog, jf. Prop. 140 L (2020-2021) s. 75. Det kreves ikke muntlighet, men sirkulasjon av dokumenter vil ikke være et møte i lovens forstand. Vi kommer tilbake til betydningen av dette nedenfor.

Generalforsamling i aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper 

Styret avgjør om generalforsamlingen skal avholdes ved fysisk eller elektronisk deltakelse, jf. asl./asal. § 5-8 første ledd.

Dersom styret beslutter at generalforsamlingen skal gjennomføres ved elektronisk deltakelse, har styret plikt til å sørge for forsvarlig gjennomføring, og at aksjonærene kan utøve sine aksjonærrettigheter på forsvarlig måte. Dette innebærer blant annet at styret skal sørge for at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamling er oppfylt, at deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på forsvarlig måte, og det må benyttes en betryggende metode for å autentisere avsendere av stemmer, jf. asl. § 5-8 fjerde ledd.

Aksjonærene kan begrense styrets kompetanse til å beslutte om generalforsamlingen skal avholdes ved fysisk eller elektronisk deltakelse i vedtektene, og de kan fastsette nærmere krav til elektronisk deltakelse, jf. asl./asal. § 5-8 første og fjerde ledd.

Dersom generalforsamlingen avholdes som fysisk møte, har aksjonærene likevel rett til å delta elektronisk, jf. asl. § 5-8 tredje ledd bok. b). Styret må ha saklig grunn til å nekte elektronisk deltakelse i slike tilfeller, noe som krever tungtveiende grunner. Utgangspunktet er at styret skal sørge for utstyr som gjør det mulig for aksjeeierne som ikke er til stede faktisk kan delta elektronisk, jf. Prop. 140 L (2020-2021) s. 76. Det er ikke tilstrekkelig til at elektronisk deltakelse er kostnadskrevende for selskapet, så lenge kostnadene er rimelige. Det bør kreves særs tungtveiende grunner til å nekte elektronisk deltakelse der aksjonærer er pålagt isolasjon eller karantene som følge av koronakrisen.

Styreleder, møteleder og daglig leder har i utgangspunktet plikt til å delta fysisk der generalforsamlingen avholdes som fysisk møte. De øvrige styremedlemmene kan delta elektronisk, jf. asl. § 5-4 og asal. § 5-5. Revisor kan også delta elektronisk på generalforsamlingen, med mindre styret krever at revisor deltar fysisk der generalforsamlingen blir avholdt som fysisk møte, jf. asl./asal. § 7-5 andre ledd.

Dersom generalforsamlingen avholdes ved elektronisk deltakelse etter asl./asal. § 5-8, kan aksjonærene ikke kreve å delta fysisk. Dette forutsetter imidlertid at møtet oppfyller lovens definisjon av «møte», jf. asl./asal. § 1-5.

Innkallingen skal opplyse om møteformen, og eventuelt om fremgangsmåten for å delta og stemme elektronisk, jf. asl./asal. § 5-10. Protokollen skal også opplyse om møteform, og styrets vurdering av valg av møteform bør fremgå av protokollen, jf. Prop. 140 L (2020-2021) s. 43.

For aksjeselskaper gjelder reglene om forenklet avholdelse av generalforsamling ved siden av ovennevnte regler. Som følge av lovendringen kan ikke styremedlemmer og daglig leder lenger kreve at en sak skal behandles i fysisk møte i medhold av asl. § 5-7 nr. 2. Merk også at aksjonærene alltid vil kunne motsette seg at generalforsamlingen avholdes som forenklet generalforsamling etter reglene i asl. § 5-7, for eksempel ved sirkulasjon av dokumenter.

Styremøter i aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper

Hovedregelen et at styret behandler saker i møte, jf. asl./asal.§ 6-19. Ettersom digitale og fysiske møter er likestilt, kan dette gjøres ved fysisk eller elektronisk deltakelse. Utgangspunktet er at styreleder bestemmer møteformen, men slik at mer enn halvparten av styrets medlemmer kan kreve at møtet blir holdt ved enten fysisk eller elektronisk møte, jf. asl./asal. § 6-19 andre ledd.

Styrets leder kan gjøre unntak fra hovedregelen om møtebehandling dersom han eller hun finner at saken kan forelegges styret skriftlig eller behandles på annen betryggende måte, jf. asl./asal. § 6-19 før

ste ledd. Det enkelte styremedlem og daglig leder kan likevel kreve møtebehandling. I så fall gjelder regelen om at styreleder eller eventuelt flertall av styremedlemmene bestemmer om møtet skal skje fysisk eller digitalt, jf. over.

I realiteten har styret full frihet til selv å bestemme om saker skal behandles i en annen arbeidsform, for eksempel ved sirkulasjon av saksdokumentene på e-post. Det er ikke krav om at alle styremedlemmene deltar på samme måte. Eksempelvis kan noen styremedlemmer delta via telefon, mens de andre sitter samlet i møte. Forutsetningen er at minst halvparten at styret deltar i behandlingen eller et slikt annet antall som er fastsatt i vedtektene, at alle styremedlemmene har blitt lovlig innkalt til styremøte, og at ingen av styremedlemmene som ikke deltar har fremmet krav om møtebehandling.