Sommervikarer – hva må arbeidsgiver huske på?

Stor etterspørsel etter sommervikarer

Mange bedrifter er avhengig av sommervikarer for å opprettholde en forsvarlig drift i sommermånedene. Hele 31 prosent av handelsbedriftene har planlagt å ansette sommervikarer i år, ifølge en undersøkelse gjennomført av Virke. Tilsvarende behov er det også i øvrige bransjer. Spørsmålet er hvilke regler som gjelder for disse tidsbegrensede ferieansettelsene, og hvilke fallgruver bør en være oppmerksom på?

Hovedregelen er fast ansettelse

I Norge er hovedregelen fast ansettelse. Av denne grunn er adgangen til midlertidige ansettelser som sommervikarer relativ snever og det stilles strenge vilkår. Bakgrunnen for dette er et ønske om trygge ansettelsesforhold og at arbeidstakere som faktisk har et løpende arbeidsforhold er omfattet av stillingsvernet. Dette særlig ved eventuell avslutning av arbeidsforholdet.

Snever adgang til midlertidig ansettelser

Det er likevel en viss adgang til ferieansettelser. For det første hvor arbeidet er av «midlertidig karakter». Etter rettspraksis skal det her foretas en helhetsvurdering hvor det sentrale er om det foreligger forhold som gjør det nødvendig med en tidsbegrenset ansettelse. Av betydning er tidsrommet for ansettelsen, om arbeidsoppgavene er klart avgrenset og om de krever særlige kvalifikasjoner, samt hvorvidt arbeidet skiller seg ut fra det virksomheten vanligvis driver med. Ved økt arbeid knyttet til generelle eller jevne variasjoner i ordretilgangen, er det som regel ikke adgang til midlertidige ansettelser. Derimot kan kortvarige og utforutsette arbeidstopper og avgrenset sesongarbeid gi grunnlag for slike disse ansettelser. Et kjent eksempel er her jordbærplukkerne.

For det andre kan det være adgang til midlertidig ansettelser hvor det er tale om et «vikariat». Det stilles ikke her krav om at sommervikaren må vikariere for en bestemt navngitt person. Det er derfor adgang til såkalte «anonyme vikarer». Det er likevel ikke adgang til å inngå kortvarige løpende vikariatavtaler for å dekke et konstant arbeidskraftbehov. Selskaper som benytter seg av slike omgåelser av regelverket, kan bli møtt med krav om fast ansettelse.

Er det krav om skriftlig arbeidsavtale?

En utbredt misoppfatning er at det ikke stilles krav til skriftlig arbeidsavtale ved midlertidige ansettelser. Det er ikke gjort unntak fra kravet om skriftlig arbeidsavtaler, selv om sommervikaren bare skal jobbe en eller to uker. Det er viktig å huske at ved slike ferieansettelser må det fremgå hva som er grunnlaget for den midlertidige ansettelsen, henholdsvis arbeid av «midlertidig karakter» eller «vikariat». Dersom det ikke opplyses om dette, vil det fra 1. juli kunne gå hardt utover arbeidsgiver. Det er i disse tilfellene nå innført en presumsjonsregel for at arbeidsforholdet er fast. Presumsjonsregelen lyder som følger:

«Dersom arbeidsgiver ikke har opplyst om at arbeidsforholdet er midlertidig, jf. første ledd bokstav e og § 14-5, skal det legges til grunn at arbeidstakeren har fast ansettelse dersom ikke noe annet gjøres overveiende sannsynlig.»

Med overveiende sannsynlig menes etter rettspraksis sannsynlighetsovervekt. Det er derfor all grunn til å huske på å angi hjemmelen for den midlertidige ansettelsen. Det har i tillegg trådt i kraft ytterligere krav til innholdet i arbeidsavtalene. Endringene går blant annet på at alle lønnselementer, eventuelt variert arbeidstid, ytelser til sosialtrygghet og navnet på leverandørene til disse skal fremgå særskilt av avtalen. Det er derfor viktig å få oppdatert malene sine for fremtidige ansettelser og også for nåværende arbeidstakere som krever en oppdatering av sin avtale.

Når må da arbeidsgiver sørge for at arbeidsavtalen er på plass? Arbeidsavtalen skal være klar snarest mulig og ved arbeidsforhold med varighet på over en måned, skal den senest foreligge 7 dager etter arbeidsforholdet begynte.

Hva med prøvetid for sommervikarer?

Ved lengre ferieansettelser kan det være behov for prøvetid. Det er adgang til å avtale prøvetid for disse ansettelsene. Fra 1. juli kan det nå likevel ikke avtales prøvetid som overstiger halvparten av ansettelsestiden. Dette innebærer at ved ansettelse på 1 måned, kan prøvetiden maksimalt settes til 14 dager.

Det er viktig i prøvetiden å gi sommervikaren tilstrekkelig opplæring og tilbakemeldinger. Skriftlig dokumentasjon på dette er også lurt.

Egne regler for unge arbeidstakere

Mange unge har sitt første møte med arbeidslivet gjennom en sommerjobb. Dette i seg selv gir grunn til å møte disse unge lovende på en god og profesjonell måte. Vi minner om at arbeidsmiljøloven stiller strengere regler til disse arbeidstakerne i lovens kapitel 11. Loven stiller blant annet strengere krav til arbeidstid, pauser, nattarbeid og helsekontroll.  

Arbeidsavtalens opphør

Det som skiller sommervikarer fra faste ansettelser, er at de opphører ved utløp av avtalen eller når arbeidet er avsluttet. Det kreves her ingen formell saksbehandling eller saklig grunn for oppsigelse. Dersom det skulle oppstå behov for å avslutte arbeidsforholdet før den tid, vil de alminnelige reglene om oppsigelse få anvendelse. Det stilles da krav om at oppsigelsen er saklig begrunnet i virksomhetens eller arbeidstakers forhold, og formell prosess med drøftelsesmøte og oppsigelsestid. Vi minner om at det er en høy terskel for å si opp en arbeidstaker, også en sommervikar.

Sommervikaren har som øvrige arbeidstakere krav på attest.

Unngå å trå feil

Det er kostbart å trå feil ved bruk av ferieansettelser. Dette spesielt dersom sommervikaren i realiteten dekker et løpende arbeidskraftbehov hos selskapet. Sommervikaren kan da gå til søksmål for å kreve fast ansettelse. Vedkommende kan riktignok ikke stå i stilling til domstolen har behandlet saken. Søksmål er likevel kostbare, og det er derfor ingen grunn til å misbruke adgangen vi har til å dekke midlertidige arbeidskraftbehov. Ikke minst husk skriftlig arbeidsavtale som oppfyller de nye innholdskravene, lønn og feriepenger i henhold til minimum minstelønnssatser og god opplæring.

God sommer!

Artikkelen har tidligere vært publisert i Finansavisen