Ny forskrift om innsyn i aksjeeierboken, aksjeeierregisteret og forvalterregistrerte aksjer

Innsyn i aksjeeierboken og aksjeeierregistre

Som det følger av forskriften, skal selskaper gi innsyn i aksjeeierboken eller aksjeeierregisteret ved å sende en kopi av opplysningene per e-post. Innsyn kan også gis via en søkbar innsynsløsning i en verdipapirsentral (eksempelvis gjennom innsynsløsningen «Offentlig Aksjeeierportal», dersom aksjene er registrert i Euronext Securities Oslo, som vil være tilfelle for selskaper notert på en av Euronext Oslo Børs’ handelsplasser). Selskapet kan i så fall henvise til denne løsningen ved forespørsel om innsyn. Hvis slike innsynsløsninger ikke er tilgjengelig, må selskapet gi innsyn som vanlig.

Innsynet omfatter de alminnelige opplysningene som er registrert i aksjeeierregisteret og aksjeeierboken, med unntak av digital adresse og personnummer. Bankkontoinformasjon og utdatert informasjon skal heller ikke utleveres.

Innsyn i aksjeeierboken skal gis innen tre virkedager, men kan utvides til ti virkedager ved mer enn tolv forespørsler fra samme person innen seks måneder. Innsyn i aksjeeierregisteret skal gis innen én virkedag. Opplysningene skal være oppdatert per tidspunktet for innsynskravet, og eventuelle endringer skal opplyses. Fristene som følger av forskriften, tydeliggjør behovet for klare rutiner rundt håndtering av innsynsforespørsler.

Innsyn skal gis kostnadsfritt, men selskapet kan kreve porto ved postforsendelse. Ved mer enn tolv forespørsler fra samme person kan selskapet kreve dekning for intern ressursbruk, med fakturering basert på en timesats fastsatt av Justis- og beredskapsdepartementet. Dette gjelder ikke hvis innsyn gis via en innsynsløsning eller en nettside med åpent tilgjengelig informasjon.

Tilgjengeliggjøring av aksjeeierboken og aksjeeierregisteret på generalforsamlingen

På generalforsamlingen i selskaper med aksjeeierbok, skal styret sørge for at aksjeeierboken er tilgjengelig. Selskapet bestemmer hvordan dette skal gjøres, likevel slik at ansvaret nå ligger på styret.

For selskaper som har registrert aksjene i en verdipapirsentral, eksempelvis VPS, skal styret sørge for at aksjeeierregisteret per registreringsdato er tilgjengelig på generalforsamlingen. Selskapet bestemmer hvordan tilgjengeliggjøringen skjer. Når det gjelder forvalterregistrerte aksjer, skal det i tillegg fremlegges eventuell melding om at eier av slike aksjer vil delta på generalforsamlingen.

Innsyn i eiere av forvalterregistrerte aksjer

I tillegg til nye regler om innsyn i aksjeeierregistre og aksjeeierboken, inneholder forskriften regler om, og regler som gir rett til, innsyn om hvem som er eiere av forvalterregistrerte aksjer. Bakgrunnen for innsynsregelen er den nye bestemmelsen i allmennaksjeloven § 4-5 (2), som også trådte i kraft 1. februar 2025.

I motsetning til innsynsforespørsler knyttet til aksjeeierboken eller aksjeeierregisteret, som skal være kostnadsfritt for den som fremmer forespørselen, kan selskapet kreve å få dekket sine faktiske kostnader forbundet med innsyn i forvalterregisterte aksjer.

Selskapet har i den anledning plikt til å opplyse om kostnader ved forespørsler knyttet til forvalterregistrerte aksjer. Selskapet kan kreve dekning for faktiske kostnader, og må informere om at kostnadene kan bli betydelige. Dersom kostnadene anslås å overstige 30 000 kroner, skal dette spesifiseres, og selskapet kan kreve forhåndsbetaling. Den som ber om innsyn må bekrefte kravet etter å ha blitt informert om kostnadene, og bekreftelsen må inkludere identifiserende personalia eller foretaksinformasjon. Uten slik bekreftelse bortfaller selskapets plikt til å gi innsyn.

Selskapet skal opplyse om kostnader innen to virkedager etter mottak av innsynskravet, og bekreftelse på innsynskrav må gis innen én uke etter mottak av kostnadsopplysninger. Innsyn i aksjeeierskap skal gis innen seks uker etter mottak av bekreftelse.

Ved besvarelse av forespørsel skal selskapet lage en oversikt over eiere av forvalterregistrerte aksjer, inkludert bostedsland og antall aksjer. Oversikten skal være datert og lesbar, og hvis nødvendige opplysninger ikke mottas fra forvalter innen fristen, skal dette fremgå av oversikten. Oversikten skal inneholde opplysninger om eierskap på det tidspunktet selskapet har oppgitt ved innhenting fra forvalter.

Dersom selskapet har en eksisterende oversikt, skal dette opplyses om, og oversikten kan kreves utlevert kostnadsfritt innen tre virkedager, forutsatt at den ikke er eldre enn ett år. Hvis oversikten er nyere enn fire uker, skal den brukes til å oppfylle innsynskravet kostnadsfritt.

Periodisk offentliggjøring av eiere av forvalterregistrerte aksjer

Selskaper med forvalterregistrerte aksjer er i tillegg forpliktet til å utarbeide en oversikt over aksjeeierne som gjøres tilgjengelig for allmennheten minst én gang i året. Denne oversikten skal inkludere informasjon om hvem som eier aksjene, hvilket land aksjeeierne er bosatt i, og antall aksjer den enkelte eier.

Oversikten skal kostnadsfritt være tilgjengelig senest seks uker før generalforsamlingen, og kan gjøres tilgjengelig ved at selskapet publiserer informasjon på sin nettside om hvordan oversikten kan bestilles. For selskaper med aksjer registrert i VPS, er enkleste metode for å ivareta denne plikten å laste opp oversikten i "Offentlig Aksjeeierportal", som er åpen og gratis for alle. Oversikten skal være datert med ferdigstillelsesdato, og den skal gjøres tilgjengelig for den som ber om det innen tre virkedager fra forespørselen er mottatt.