Styrets ansvar for årsregnskapet og selskapets økonomi

Overordnet ansvar for forvaltning av selskapet

Som selskapets øverste ledelse har styret et alminnelig og overordnet ansvar for forvaltningen av selskapet. Etter aksjelovens § 6-12 har styret plikt til å sørge for en «forsvarlig organisering av virksomheten». Som en del av forvaltningsansvaret skal styret også «fastsette planer og budsjetter for selskapets virksomhet». I dette ligger et strategi- og planleggingsansvar.

For å kunne oppfylle forvaltningsansvaret er det viktig at styret har tilstrekkelig informasjon. Dette er konkretisert i lovens § 6-12 (2) hvor det er fastsatt at styret «skal holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling, samt påse at dets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll». Med kontroll menes her internkontrollen i selskapet. Det skal være etablert gode kontrollrutiner som er egnet til å avdekke feil og mangler.

Å holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling er et løpende ansvar og styret kan ikke nøye seg med å vurdere situasjonen i forbindelse med utarbeidelse av årsregnskapet, det må også ses til den jevnlige rapporteringen fra administrasjonen. Hvor mye detaljkunnskap og oppfølgning som kreves vil variere etter omstendighetene. Det er forskjell på et stort og et lite selskap samt selskaper i vanskelige økonomiske situasjoner versus mer normaliserte situasjoner.

Uansett utgangspunkt vil styret ha plikt til å iverksette nødvendige undersøkelser for å kunne utføre sine oppgaver tilfredsstillende og ha tilstrekkelig oversikt. I asl. § 6-12 (4) står det «styret iverksetter de undersøkelser det finner nødvendig for å kunne utføre sine oppgaver. I loven er det videre presisert at slike undersøkelser skal iverksettes «dersom dette kreves av ett eller flere av styremedlemmene». Her presiseres det at det enkelte styremedlem, ikke kun styret som helhet, kan kreve at undersøkelser blir gjort. Dette er særlig rettet mot minoritetseiere eller ansatte i styret som ikke får med seg flertall i styret om at nærmere undersøkelser bør gjøres.

Denne undersøkelsesplikten vil ofte medføre en aktivitetsplikt. En kan for eksempel ikke avvente at informasjon skal komme fra ledelsen eller administrasjonen. Dersom man ikke har tilstrekkelig informasjon, må en aktivt sette i gang tiltak for å sikre dette. Gode og jevnlige rapporteringsrutiner vil være et riktig steg på veien.

Forsvarlig egenkapital og likviditet

Plikten til å holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling henger tett sammen med kravet om forsvarlig egenkapital og likviditet etter aksjelovens § 3-4. I loven står det: «Selskapet skal til enhver tid ha en egenkapital og likviditet som er forsvarlig ut fra risikoen ved og omfanget av virksomheten i selskapet».

Hva som utgjør forsvarlig egenkapital, må avgjøres konkret ut ifra selskapets reelle egenkapitalsituasjon. Dette omfatter selskapets sammensetning av eiendeler og gjeld, da disse vil ha forskjellig grad av risiko, verdisvingninger og pålitelighet. Når det kommer til forsvarlig likviditet, siktes det primært til at selskapet skal ha betalingsevne for løpende forpliktelser i ordinær drift.  

Hvis styret finner at egenkapitalen ikke er forsvarlig, plikter styret straks å behandle saken og innen rimelig tid innkalle til generalforsamling for en redegjørelse av situasjonen jf. aksjelovens § 3-5. Hvorvidt styrets handleplikt er fulgt kan ha betydning for et eventuelt erstatningsansvar. Reglene er derfor ment til å skape bevissthet rundt selskapets virksomhet og økonomiske utfordringer.  

Konkete regler knyttet til årsregnskap

Som øverste ledelse er det styret som er ansvarlig for utarbeidelse av årsregnskap. Dette inkluderer alle plikter og steg på veien mot et ferdig årsregnskap.

Mange velger å delegere bort utarbeidelsen av regnskap på ett eller annet vis. For små bedrifter kan det være vanlig å sette bort regnskapet til regnskapsprogrammer, for eksempel Fiken, Visma, Tripelex osv. Dette kan være en fin og tidsbesparende løsning, men det er viktig å huske på at ansvaret for at det blir gjort riktig fortsatt ligger hos styret selv.

Generelt skal det ganske lite til før det er anbefalt å benytte seg av en regnskapsfører. Det er ingen lovpålagt plikt å engasjere en regnskapsfører, men det er å anbefale dersom det er en viss størrelse på virksomheten.

Styrets overordnete ansvar for kontroll på økonomien er særlig aktuell for selskaper som ikke har engasjert en revisor. Mens revisor foretar en ekstern og uavhengig kontroll, jobber regnskapsførere for bedriften og foretar dermed ikke den samme uavhengige vurderingen som en revisor. Her blir det ekstra viktig at styret foretar en individuell vurdering av om regnskapet er i tråd med gjeldende regelverk.

Det er også viktig å merke seg at årsregnskapet ikke alltid er så rett frem som mange skal ha det til. Flere regnskapsposter krever utøvelse av skjønn og her blir det sentrale at styret har foretatt en forsvarlig vurdering av de ulike postene. Eksempler på slike poster er immaterielle verdier, goodwill og verdivurdering/nedskrivning av anleggsmidler.   

Den relevante lovgivningen inneholder også en del tekniske regler som gjelder årsregnskap. Etter regnskapsloven § 3-1 skal årsregnskap og årsberetning fastsettes senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Videre fastsetter regnskapsloven § 3-5 at årsregnskapet og årsberetningen skal underskrives av samtlige styremedlemmer, med unntak av varamedlemmer. Dette kravet er absolutt. Dersom noen styremedlemmer er forhindret fra å signere må prosessen i utgangspunktet utsettes inntil vedkommende kan signere, eller eventuelt et varamedlem kan tre inn. For regnskapspliktige som har daglig leder, skal også daglig leder underskrive. For selskaper som verken har styre eller daglig leder, skal deltakerne eller medlemmene underskrive. 

Ved innvendinger mot årsregnskapet eller årsberetning, skal det underskrives med et forbehold som redegjør for innvendingen. Undertegning av årsregnskap er en bekreftelse for at man står inne for innholdet, og et eventuelt forbehold innebærer at vedkommende fraskriver seg ansvar for innholdet så langt forbeholdet rekker. Dette kan bl.a. ha betydning for spørsmålet om erstatning og straffeansvar.

For små foretak som ikke avgir årsberetning regulerer ikke regnskapsloven eksplisitt hvordan eventuelle innvendinger mot årsregnskapet skal håndteres. En praktisk løsning kan være å innta forbeholdet direkte i tilknytning til signaturen på årsregnskapet.

Andre regler som det er greit å merke seg for styremedlemmer, er for det første at årsregnskap og eventuell årsberetning og revisjonsberetning skal senest en uke før generalforsamling sendes til hver aksjeeier med kjent adresse jf. aksjeloven § 5-5.

For det andre skal årsregnskapet behandles og godkjennes på den ordinære generalforsamlingen jf. asl. § 5-5 (2). Generalforsamlingen sin myndighet er begrenset til å godkjenne eller ikke godkjenne det årsregnskapet styret legger frem. Dersom forslaget blir forkastet, må styret eventuelt fremme et nytt forslag ovenfor generalforsamling. Et nytt forslag på generalforsamlingen forutsetter at det nye forslaget enten er forhåndsvedtatt i styret, eller at et beslutningsdyktig styre er til stede på generalforsamlingen. 

For det tredje, dersom det hefter feil eller mangler ved et godkjent årsregnskap eller er det fastsatt i strid med regnskapsloven, har styret også en plikt til å fremlegge rettet revidert årsregnskap for en etterfølgende generalforsamling for godkjennelse.

Erstatningsansvar og straff  

En av grunnene til at det er viktig å være oppmerksom på styrets ansvar og plikter, er at styremedlemmer kan holdes erstatningsansvarlige for skade som de volder på selskapet, aksjeeier eller andre etter aksjeloven § 17-1. Dette såkalte styreansvaret er tett knyttet opp til styrets oppgaver. Dersom et styremedlem ikke ivaretar sine oppgaver etter lov, vedtekter, retningslinjer mm, kan ansvar inntre. Det gjelder både styre som helhet og enkelte styremedlemmer. Også den som medvirker kan holdes økonomisk ansvarlig.  

Ansvar kan inntre både ved uaktsomhet og forsett, og ansvaret omfatter både aktiv deltakelse i beslutningsprosessen og unnlatelse av å følge opp informasjon som kommer frem underveis i prosessen. Typiske forhold som kan utløse ansvar er unnlatelse av å sette opp planer og budsjetter dersom dette er nødvendig eller å ikke holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling. Ved skjønnsmessig regnskapsposter i årsregnskapet, vil det avgjørende være hvorvidt styret har foretatt en forsvarlig vurdering.

Styreansvaret oppstiller også et krav til årsakssammenheng. Det vil si at handlingen eller unnlatelsen må ha resultert i det økonomiske tapet. I tillegg må skaden ha en såpass nærhet til handlingen at den kan anses som en påregnelig følge.

Et eksempel fra en sak fra noen år siden er Bømmeløy-saken (RG-2007-1625). Denne saken gjaldt et aksjeselskap i en krevende økonomisk situasjon med store underskudd. Styret hadde ikke oversikt over selskapets økonomi og likviditet. De var heller ikke i stand til å hente ut nødvendige tall, og burde etter rettens syn ha funnet en måte å gjøre dette på, for eksempel ved å benytte seg av faglig ekspertise. I denne saken ble styret holdt erstatningsansvarlig da de selv ikke sørget for at informasjonen de fikk fra daglig leder var forståelig.

Foruten erstatningsansvar, er det verdt å merke seg at styremedlemmer også kan straffes med bøter eller fengsel inntil ett år dersom de forsettlig eller uaktsom overtrer bestemmelsene i aksjelovgivningen jf. asl § 19-1.

Avsluttende bemerkninger

Styret er som tidligere nevnt øverste ledelse i selskapet og står ansvarlig for at økonomien er på stell. Årsregnskapet er en viktig pekepinn på hvordan økonomien går, men styrets plikt strekker seg utover kun dette. Styret har en generell plikt til å sørge for forsvarlig organisering av selskapet og plikt til å holde seg orientert den økonomiske situasjonen.

Generelt er noe av det beste man kan gjøre som styremedlem å sette seg grundig inn i sakene man er involvert i og eventuelt kreve mer informasjon og/eller nærmere redegjørelse ved behov. Når det kommer til årsregnskap, gjelder det både å følge med underveis i året og sette seg godt inn i hva en underskriver på. På den måten vil en unngå et styreansvar og forhåpentligvis følge opp selskapet på best mulig måte.

Vi i Advokatfirmaet Ræder har ekspertise og erfaring med å bistå styrer, selskaper og kreditorer i forbindelse med styrets ansvar for økonomien og årsregnskapene. For nærmere spørsmål om disse spørsmålene er du velkommen til å ta kontakt med oss.

Artikkelen er skrevet i samarbeid med Tora Skaug.