Proptech - smarte bygg krever smarte kontrakter

I et moderne kontorbygg blir det samlet inn store mengder drifts- og brukerinformasjon om ansattes og besøkendes adferd, fra adgangskontroll og kameraovervåkning, til energiforbruk og belegg. Dette kan gi driftsgevinster og bedre brukeropplevelse, men gir samtidig opphav til viktige spørsmål om datahåndtering, personvern, kontrakter og risiko.

Innsamlingen av data muliggjør skreddersydd tjenesteyting og effektiv ressursbruk. Fordelene kommer både gårdeier og leietaker til gode i form av lavere kostnader, bedre kvalitet på tjenestene, mer energieffektive bygg og dermed positive bidrag til selskapenes klimamål. Samtidig kan det tidvis være uklart hvem som "eier" dataene, og hvem som egentlig bærer ansvaret når dataene også omfatter personopplysninger om ansatte, leietakere og besøkende.

Et grunnleggende juridisk spørsmål ved digitalisering i næringsbygg, er hvem som anses som «behandlingsansvarlig» og hvem som er «databehandler» etter personvernregelverket. Den behandlingsansvarlige (for eksempel gårdeier eller leietaker) bestemmer hvilke personopplysninger som skal behandles, til hvilke formål, og hvordan dette skal gjøres — og har det overordnede ansvaret for at all behandling skjer i tråd med reglene. Databehandleren, typisk en teknologileverandør eller driftsoperatør, behandler kun personopplysninger på instruks fra den behandlingsansvarlige og har ikke anledning til å bruke opplysningene til egne formål. Rollefordelingen har praktisk betydning for plikter, kontrollrutiner og ikke minst for hvem som står juridisk til ansvar hvis noe går galt. En tydelig rolleavklaring, dokumentert i databehandleravtaler, er avgjørende – også for hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak som gjelder og hvem som gir instrukser om sletting og utlevering av data. Det er naturligvis slik at hvem som innehar rollene som behandlingsansvarlig og databehandler, er helt sentralt for i hvilken grad man kan stole på at dataene som samles inn ivaretas på en god måte.

Digital dataflyt har også fått stort fokus ved kjøp av næringseiendom og eiendomsselskaper. I due diligence-prosesser bør kjøper kartlegge hvordan historiske data, særlig personopplysninger, er samlet inn, lagret og håndtert. Dersom tidligere eier eller forvalter har behandlet data i strid med regelverket, kan kjøper i mange tilfeller overta både dataene og ansvaret for «syndene». Det betyr at dersom det avdekkes ulovlig lagrede adgangslogger, sensorspor eller manglende samtykker, kan kjøper bli møtt med pålegg fra Datatilsynet, og i ytterste konsekvens pålegges gebyr. Risikoen for slike "arvede" mangler gjør datakontroll til et naturlig punkt på sjekklisten før kjøp.

For å unngå uklarhet og fremtidige konflikter bør leiekontrakter ta høyde for den digitale utviklingen. Ofte vil det være behov for å beskrive eksplisitt hvilke digitale systemer og datatyper som omfattes av leieforholdet, og ikke minst avklare hvem som til enhver tid er behandlingsansvarlig og eventuelle databehandlere for ulike dataområder. Kontrakten bør også regulere eierskap og bruksrett til data, både så lenge leieforholdet varer og hvis en av partene forlater avtalen. Dersom det brukes eksterne leverandører til drift, overvåking eller analyse, bør man kreve egne databehandleravtaler med tydelige rammer for rettigheter og plikter. Det er også viktig å avtale rutiner for sikker lagring, sletting og eventuell overføring av data ved opphør eller skifte av system eller eierskap.

Et bevisst forhold til datahåndtering i leieforhold innebærer at partene, i tillegg til å avklare roller, også bør sikre at leverandører og underleverandører følger personvernreglene. Kontraktene bør klargjøre ansvarsforhold i tilfelle brudd, blant annet hvilke konsekvenser som kan inntreffe ved manglende etterlevelse — for eksempel gjennom bruk av dagbøter, regress eller adgang til å heve avtalen. Slik dokumentasjon av roller, ansvar og rutiner gir nødvendig trygghet i en digital eiendomshverdag. Det gjør risikoen for ubehagelige overraskelser mindre, ikke minst hvis bygget eller virksomheten en dag skifter eier eller leietaker.

Oppsummert gir proptech mulighet til å forvalte eiendom smartere og mer bærekraftig, så lenge nødvendige juridiske og praktiske rammer for datahåndteringen er på plass. I motsatt fall kan digitale gevinster fort bli spist opp av tilsyn, mangelskrav eller tap i forbindelse med eiendomstransaksjoner.  

Artikkelen er publisert i Finansavisen.