Før oppsigelse - hva må drøftes med arbeidstaker?

Formål med, og innkalling til, drøftelsesmøtene
Drøftelsesmøter er møter som skal sørge for at arbeidsgiver oppfyller kravet i arbeidsmiljøloven § 15-1 om at spørsmål om oppsigelse skal drøftes med arbeidstaker så langt det er praktisk mulig før beslutningen om oppsigelse tas. Formålet med et slikt møte er todelt:
- For det første skal arbeidstaker få god og utfyllende informasjon om bakgrunnen for at arbeidsgiver vurderer å si opp han eller henne, og få anledning til å imøtegå påstander/komme med egen informasjon o.l.
- For det andre skal arbeidsgiver sørge for at absolutt all relevant informasjon er kommet på bordet før beslutningen om oppsigelse eller ikke fattes.

Arbeidsmiljøloven oppstiller ikke noe krav om at det skal avholdes egne møter, men dette er absolutt å anbefale. På arbeidsretten gjelder et alminnelig saklighetskrav knyttet til de beslutningene som tas, og det er først i egne møter at kravet om reelle drøftelser lar seg oppfylle godt nok. Da får begge parter komme med sitt syn på saken, stiller forberedt og kan eventuelt være bistått av advokat om det skulle være ønskelig. Å kun sende informasjon pr. e-post vil på ingen måte oppfylle arbeidsmiljølovens krav om drøftelser, og oppsigelsen vil da kunne bli kjent ugyldig.
Loven oppstiller heller ingen krav til hvordan man skal kalle inn til slike møter, men en skriftlig innkalling sikrer notoritet. Innkallingen bør sendes minst 2-3 dager i forveien, slik at arbeidstaker får tid til å forberede seg og kan bestemme seg for om han eller hun ønsker å ha med seg noen til møtet – tillitsvalgt, advokat eller andre.

På selve drøftelsesmøtet
Siden det er arbeidsgiver som innkaller til møtet, er det også naturlig at arbeidsgiver orienterer om hvorfor arbeidstakeren er innkalt og bakgrunnen for at virksomheten vurderer å avslutte personens arbeidsforhold. Dersom oppsigelsen skyldes en nedbemanningsprosess, f.eks. som følge av lavere etterspørsel ifm. Covid-19 pandemien, er det viktig at arbeidsgiver ikke bare orienterer om denne bakgrunnen, men også er konkret med tanke på hvorfor akkurat denne arbeidstakeren står i fare for å bli overtallig. Hvordan er personen blitt vurdert opp mot andre kollegaer? Hva har virksomheten lagt vekt på, og hvorfor er den som sitter der vurdert annerledes enn en kollega med lignende kompetanse eller ansiennitet? De vurderingene som er gjort i den forbindelse må kunne forklares og forsvares på en saklig måte, hvor enn ubehagelig det kan være overfor den enkelte.

Når arbeidstaker får anledning til å komme med sine synspunkter og spørsmål må arbeidsgiver være svært oppmerksom – det kan godt komme opp forhold som man ikke var kjent med fra før, enten det gjelder kompetansen til den enkelte eller synspunkter på utvelgelsen som er foretatt. Som arbeidsgiver bør man unngå å argumentere for mye mot synspunktene til arbeidstaker, men ta innspillene med seg i den endelige vurderingen. Samtidig er det ikke noe i veien for å vise til hvor arbeidsgivers vurderinger skiller seg fra arbeidstaker, og begrunne kort hvorfor.
I tillegg bør arbeidsgiver spørre arbeidstaker om det er noen personlige eller sosiale forhold som må tas i betraktning før den endelige beslutningen om oppsigelse eller ikke. Selv om slike forhold sjelden blir utslagsgivende alene, er det viktige momenter som må tas i betraktning, og som kan få særlig stor betydning der valget står mellom to personer med sammenlignbar kompetanse, ansiennitet mv.

Siden selve premisset for drøftelsene er å sikre et korrekt og grundig beslutningsgrunnlag, er det viktig å understreke at selve beslutningen heller ikke treffes før etter at møtet er avholdt. Dersom arbeidsgiver derimot sier at man har besluttet å si opp arbeidstakeren, og gjerne vil drøfte dette med han eller henne, har man kommet galt ut på hoppkanten.

Etter drøftelsesmøtet
Etter at møtet er avholdt, og man har undertegnet et fortrinnsvis kort referat fra møtet, kan oppsigelsesbeslutningen tas. Som oftest er det heller ikke grunn til å vente mer enn en dag etter møtet med å treffe beslutningen, så lenge det ikke er kommet frem informasjon som gjør at man må gjøre ytterligere undersøkelser eller vurderinger – eller dersom man skulle nå frem til alternative løsninger på situasjonen, for eksempel gjennom å inngå sluttavtale med den aktuelle ansatte. Oppsigelsen må naturligvis oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven, og leveres personlig eller sendes rekommandert.

Advokatfirmaet Ræder bistår en rekke virksomheter i forbindelse med både omstruktureringer, nedbemanningsprosesser og individuelle oppsigelsessaker. Vi har lang erfaring med å bistå både arbeidsgivere og arbeidstakere i hele denne prosessen, inkludert i drøftelser før eventuelle oppsigelser. Ta kontakt dersom du eller din virksomhet skulle ha behov for juridisk bistand i den forbindelse, eller på andre saker innen arbeidsrettens område.

RagnArthild J. Nakling er partner i Ræder. Hun arbeider hovedsakelig med arbeidsrett og prosedyre og har i mange år bistått norske og internasjonale klienter med omorganiseringer og nedbemanningsprosesser, ansettelser og opphør av individuelle arbeidsforhold, varslingssaker og arbeidsrettslige problemstillinger som oppstår i forbindelse med transaksjoner. Hun er en erfaren foredragsholder, prosederer jevnlig for domstolene og gir råd til deg som er leder eller arbeider med HR i podcasten «Råd om rett».

Artikkelen står i sin helhet på trykk i bransjemagasinet Reiseliv1 06/2021